2018-1 Sayılı Dış Genelge Kaldırıldı İBYS Veri Gönderimi ve Web Servis İzinlerinde Yeni Dönem
İş sağlığı ve güvenliği kayıtlarında dijital veri akışı artık eski alışkanlıklarla yürütülemeyecek. 27.02.2018 tarihli 2018-1 Sayılı Dış Genelge’nin yürürlükten kaldırılması, özellikle İBYS entegratör yazılımları üzerinden Bakanlığa veri gönderen taraflar için dikkatle yönetilmesi gereken bir geçiş anlamına geliyor.
Bu değişikliğin en kritik sonucu şudur: İBYS entegratör yazılımları kullanılarak Bakanlığa veri gönderimi sona ermiştir. Buna bağlı olarak web-servis erişim izinlerinin iptal edilmesi, yalnızca teknik ekipleri değil, OSGB’leri, işverenleri, iş güvenliği uzmanlarını, işyeri hekimlerini ve yazılım sağlayıcılarını da doğrudan etkiler.
Konu yalnızca bir yazılım bağlantısının kapanması değildir. Kayıt düzeni, mevzuata uyum, iç denetim alışkanlıkları, veri saklama süreçleri ve taraflar arasındaki sorumluluk paylaşımı yeniden ele alınmalıdır.
Bu yazı bilgilendirme amacı taşır. Somut uygulama adımlarında yürürlükteki mevzuat, Bakanlık duyuruları ve kurum içi hukuki değerlendirmeler esas alınmalıdır.
Genelgenin kaldırılması neyi değiştirdi
2018-1 Sayılı Dış Genelge, yürürlükte olduğu dönemde İBYS kapsamında entegratör yazılımlar üzerinden veri gönderimine dayanak oluşturan düzenleyici çerçevenin parçasıydı. Genelgenin kaldırılmasıyla birlikte bu çerçeve değişti ve önceki işleyişe göre kurulan entegrasyon modeli geçerliliğini yitirdi.
Burada “entegrasyon” kelimesi teknik bir bağlantıdan fazlasını ifade eder. Birçok kurum, İSG faaliyet kayıtlarını kendi kullandığı yazılım içinde oluşturuyor, bu kayıtların Bakanlık sistemlerine web servisler aracılığıyla iletilmesini bekliyordu. Bu modelde yazılım sağlayıcı, veri üreticisi ile Bakanlık sistemi arasında teknik bir köprü görevi görüyordu.
Yeni dönemde bu köprü kaldırılmış durumdadır. Bu nedenle eski akışa göre yapılan planların, sözleşmelerin, görev tanımlarının ve kontrol listelerinin gözden geçirilmesi gerekir.
Değişikliğin temel etkileri şu başlıklarda toplanabilir:
Bakanlığa veri gönderimi için kullanılan entegratör yazılım kanalı kapanmıştır.
Web-servis erişim izinleri iptal edilmiştir.
Yazılım sağlayıcıların Bakanlık sistemlerine doğrudan veri iletme rolü sona ermiştir.
İşveren ve hizmet sunucuların kayıt sorumluluğu ortadan kalkmamış, yalnızca aktarım yöntemi değişmiştir.
Geçmiş verilerin, kayıt bütünlüğünün ve denetim izlerinin korunması daha kritik hâle gelmiştir.
Bu noktada en sık yapılan hata, değişikliği “veri gönderimi artık gerekmiyor” şeklinde yorumlamaktır. Oysa İSG kayıtlarının tutulması, saklanması, gerektiğinde sunulması ve mevzuata uygun şekilde yönetilmesi sorumluluğu devam eder. Sona eren unsur, İBYS entegratör yazılımları üzerinden Bakanlığa veri gönderme yöntemidir.
İBYS entegratör veri gönderiminin sona ermesi ne anlama geliyor
İBYS entegratör yazılımları kullanılarak veri gönderiminin sona ermesi, sahadaki günlük işleyişi birkaç yönden etkiler. Kurumlar artık verinin “otomatik gittiğini” varsayarak hareket edemez. Hangi kayıtların nerede tutulduğu, kim tarafından onaylandığı, hangi tarihte güncellendiği ve hangi durumda resmî sisteme girildiği açıkça izlenmelidir.
Bu değişiklik özellikle şu alanlarda dikkat ister.
Otomatik aktarım beklentisi bitmiştir
Önceki modelde bazı kullanıcılar, kendi İSG yazılımına girilen bilginin Bakanlık tarafına da iletildiğini kabul ediyordu. Web servis erişimleri kapandığında bu beklenti geçerliliğini kaybeder.
Bu durum, günlük kayıt disiplinini daha da önemli hâle getirir. Sisteme girilen her bilginin hangi amaçla tutulduğu, resmî bildirim yerine geçip geçmediği ve hangi kayıt düzeyinde kaldığı net biçimde bilinmelidir.
Yazılımın rolü yeniden tanımlanmalıdır
İSG yazılımları tamamen işlevsiz hâle gelmiş değildir. Aksine, kurum içi kayıt, görev takibi, raporlama, doküman yönetimi, eğitim planlama, muayene takibi ve saha gözlem kayıtları için hâlâ değerli olabilir.
Değişen nokta, bu yazılımların Bakanlığa veri gönderen entegratör kanal olarak kullanılamamasıdır. Bu ayrım açık yapılmazsa, kurumlar yanlış bir güven duygusuyla eksik işlem yapabilir.
Sorumluluk teknik sağlayıcıdan tamamen çıkmaz ama yön değiştirir
Yazılım sağlayıcı artık web servis üzerinden veri iletmiyor olabilir. Yine de geçmiş kayıtların erişilebilirliği, veri dışa aktarma imkânı, kullanıcı yetkileri, zaman damgaları, log kayıtları ve arşiv kalitesi gibi konularda sorumluluk tartışmaları devam edebilir.
Bu nedenle hizmet alan kurumların yazılım firmalarıyla mevcut sözleşmelerini incelemesi gerekir. Sözleşmede “Bakanlığa gönderim”, “entegrasyon”, “web servis”, “İBYS aktarımı” gibi hükümler varsa, bu maddeler güncel duruma göre yeniden değerlendirilmelidir.
Aşağıdaki tablo, değişimi daha net gösterir.
Önceki işleyiş | Yeni dönemde dikkat edilmesi gereken |
Entegratör yazılım üzerinden Bakanlığa veri gönderimi yapılabiliyordu. | Bu kanal sona erdiği için veri aktarımı eski yöntemle yapılamaz. |
Web servis erişimi teknik aktarımın temeliydi. | Web-servis erişim izinleri iptal edildiği için bağlantı beklenmemelidir. |
Kullanıcılar otomatik gönderim varsayımıyla çalışabiliyordu. | Her kaydın resmî işlem durumu ayrıca kontrol edilmelidir. |
Yazılım sağlayıcı entegratör rolü üstlenebiliyordu. | Yazılımın rolü kurum içi kayıt ve takip ağırlıklı düşünülmelidir. |
Denetim hazırlığı aktarım kayıtlarına dayanabiliyordu. | İç arşiv, kayıt bütünlüğü ve doğrulanabilirlik daha önemli hâle gelir. |
Web-servis erişim izinlerinin iptali sektörü nasıl etkiler
Web servis erişim izinlerinin iptali, teknik bir karar gibi görünse de sektörel etkisi daha geniştir. Çünkü bu izinler, birçok yazılım akışının temel bağlantı noktasıydı. İzinlerin iptaliyle birlikte aktarım mimarisi, hizmet modeli ve müşteri beklentileri yeniden şekillenir.
OSGB’ler ve işverenler daha aktif kontrol yapmalıdır
Ortak sağlık güvenlik birimleri ve işverenler, hizmet sundukları ya da hizmet aldıkları süreçlerde kayıtların yalnızca yazılımda bulunmasını yeterli görmemelidir. Kaydın mevzuat bakımından hangi statüde olduğu ayrıca kontrol edilmelidir.
Örneğin eğitim kayıtları, sağlık gözetimi süreçleri, yıllık çalışma planları, değerlendirme formları, kurul kararları ve saha tespitleri kendi içinde düzenli tutulabilir. Fakat bu kayıtların resmî sisteme bildirim gerektirip gerektirmediği, bildirim gerekiyorsa hangi yöntemle yapılacağı ayrıca belirlenmelidir.
Yazılım firmalarının ürün vaatleri değişmelidir
Bu değişiklikten önce bazı yazılım ürünleri, İBYS entegrasyonunu hizmetin merkezine koyuyordu. Web-servis izinlerinin iptaliyle birlikte bu vaadin güncellenmesi gerekir.
Yazılım firmaları artık şu alanlarda değer üretmeye odaklanabilir:
Kayıtların eksiksiz ve düzenli tutulması
Kullanıcı bazlı işlem geçmişinin saklanması
Belgelerin kolay dışa aktarılması
İç denetim raporlarının hazırlanması
Yetki ve onay akışlarının izlenmesi
Veri güvenliği ve yedekleme süreçlerinin güçlendirilmesi
Buna karşılık, Bakanlığa doğrudan veri gönderimi yapıldığı yönünde ifade kullanılması yanıltıcı olabilir. Bu nedenle satış dokümanları, kullanım kılavuzları ve destek metinleri güncellenmelidir.
Denetim hazırlığı daha fazla kanıt yönetimi gerektirir
İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinde denetim yalnızca “belge var mı” sorusuyla sınırlı değildir. Belgenin kim tarafından hazırlandığı, ne zaman oluşturulduğu, kimlerin eriştiği ve gerektiğinde nasıl sunulduğu da önem taşır.
Web servis üzerinden gönderim sona erdiğinde, veri aktarım geçmişi bazı kurumlar için daha az görünür hâle gelebilir. Bu yüzden denetim hazırlığında şu soruların yanıtı hazır olmalıdır:
Kayıtlar hangi sistemde tutuluyor?
Kayıtlara kimler erişebiliyor?
Güncelleme geçmişi izlenebiliyor mu?
Geçmiş kayıtlar dışa aktarılabiliyor mu?
Sistem kapanırsa ya da hizmet sağlayıcı değişirse veriler alınabiliyor mu?
Resmî bildirim gerektiren işlemler ayrı bir kontrol listesiyle izleniyor mu?
Bu soruların yanıtı net değilse, yeni süreçte uyum riski artar.
Yeni süreçte nasıl hareket edilmeli
Değişiklik karşısında en doğru yaklaşım, panik yapmak yerine mevcut süreci belge belge ve adım adım gözden geçirmektir. Eski entegrasyon modeline güvenerek kurulmuş her işlem akışı yeniden kontrol edilmelidir.
Mevcut veri akışını haritalayın
İlk adım, kurum içinde İSG verisinin nerede oluştuğunu ve nereye gittiğini görmektir. Eğitim kayıtları, çalışan bilgileri, risk değerlendirmeleri, sağlık gözetimi kayıtları, kurul kararları ve saha tespitleri aynı sistemde tutulmayabilir.
Basit bir veri akış haritası şu sorularla hazırlanabilir:
Veri kim tarafından oluşturuluyor?
Hangi yazılıma ya da forma kaydediliyor?
Kim onaylıyor?
Hangi kayıtlar arşivleniyor?
Hangi işlemler ayrıca resmî sistemde takip ediliyor?
Eski web servis aktarımına bağlı kalan adımlar var mı?
Bu çalışma tamamlanmadan yeni düzene uyum sağlandığını söylemek güçtür.
Yazılım sağlayıcınızdan yazılı açıklama alın
Kullanılan İSG yazılımı daha önce entegratör işlevi gördüyse, sağlayıcıdan güncel durumla ilgili yazılı açıklama istenmelidir. Bu açıklama teknik bir destek yanıtı olarak kalmamalı, kurum içi uyum dosyasında saklanmalıdır.
Açıklamada şu başlıkların bulunması faydalı olur:
Bakanlığa veri gönderiminin artık yapılmadığı
Web servis erişimlerinin iptal edildiği
Yazılımın mevcut kullanım amacının ne olduğu
Geçmiş kayıtların nasıl görüntüleneceği
Verilerin nasıl dışa aktarılacağı
Yedekleme ve saklama koşullarının nasıl işlediği
Bu belge, hem iç kontrol hem de olası denetim hazırlığı açısından önem taşır.
Sözleşme ve hizmet tanımlarını güncelleyin
Sözleşmelerde hâlâ “İBYS gönderimi yapılır”, “Bakanlık entegrasyonu sağlanır” veya benzer ifadeler yer alıyorsa, bu hükümler güncel durumla çelişebilir. Hizmet alan ve hizmet veren taraflar, yanlış beklenti oluşmasını önlemek için metinleri yenilemelidir.
Sözleşmelerde en azından şu ayrımlar açık olmalıdır:
Yazılımın kurum içi kayıt ve takip amacı
Resmî bildirim sorumluluğunun kimde olduğu
Veri saklama ve dışa aktarma koşulları
Hizmet sona ererse kayıtların nasıl teslim edileceği
Teknik destek kapsamı
Mevzuat değişikliklerinde tarafların bilgilendirme yükümlülüğü
Bu çalışma yalnızca hukuk biriminin konusu değildir. İSG profesyonelleri, insan kaynakları, bilgi işlem, satın alma ve yönetim de sürece katılmalıdır.
Kullanıcıları eski alışkanlıklara karşı bilgilendirin
Sahadaki en büyük risklerden biri, kullanıcıların eski işlem adımlarını sürdürmesidir. Bir uzman ya da hekim, yazılıma kayıt girdiğinde bunun otomatik olarak Bakanlığa iletildiğini düşünebilir. Bu yanlış kabul, eksik bildirim veya kayıt uyuşmazlığı yaratabilir.
Kısa ve net bir iç bilgilendirme metni hazırlanmalıdır. Bu metin şu mesajları içermelidir:
Entegratör yazılım üzerinden Bakanlığa veri gönderimi sona ermiştir.
Web servis bağlantıları artık kullanılmamaktadır.
Yazılıma girilen kayıtlar kurum içi kayıt niteliği taşıyabilir.
Resmî işlem gerektiren kayıtlar ayrıca belirlenen yöntemle takip edilmelidir.
Tereddüt halinde sorumlu birimden yazılı teyit alınmalıdır.
Bu bilgilendirme bir defalık duyuru olarak kalmamalıdır. Yeni başlayan çalışanların oryantasyonuna ve İSG süreç eğitimlerine eklenmelidir.
Kayıt güvenliği ve arşiv yönetimi yeni dönemin merkezinde yer alır
İSG kayıtlarında veri gönderim kanalının kapanması, arşiv ihtiyacını azaltmaz. Tam tersine, kurum içi kayıt kalitesini daha görünür hâle getirir. Çünkü geçmişte “sisteme gönderildi” ifadesiyle açıklanan bazı süreçler artık iç kayıtlarla kanıtlanmak zorunda kalabilir.
Bu nedenle her kurum, kayıt güvenliğini ayrı bir başlık olarak ele almalıdır.
Geçmiş verileri koruyun
Eski entegrasyon döneminde oluşturulan kayıtlar kaybolmamalıdır. Yazılım değişikliği, firma değişikliği veya sistem kapatma kararı alınmadan önce geçmiş veriler güvenli şekilde dışa aktarılmalıdır.
Dışa aktarılan dosyalar yalnızca tek bir bilgisayarda tutulmamalıdır. Yetkili erişim, yedekleme, değişiklikten koruma ve saklama süresi kuralları belirlenmelidir.
Log ve işlem geçmişini ihmal etmeyin
Bir kaydın içeriği kadar işlem geçmişi de değerlidir. Kimin ne zaman işlem yaptığı, belgenin hangi sürümünün geçerli olduğu ve sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığı denetim açısından önem taşıyabilir.
Bu nedenle kullanılan yazılımda log kayıtları varsa bunların nasıl saklandığı öğrenilmelidir. Loglar erişilemez hâle gelmeden önce gerekli dışa aktarma seçenekleri değerlendirilmelidir.
Kişisel veri boyutunu unutmayın
İSG süreçlerinde sağlık verileri ve çalışan bilgileri gibi hassas nitelikte veriler bulunabilir. Bu verilerin saklanması, aktarılması ve erişimi kişisel verilerin korunması kurallarıyla birlikte düşünülmelidir.
Yeni süreçte “veriyi dışa aktaralım” demek tek başına yeterli değildir. Verinin kim tarafından alınacağı, nerede tutulacağı, kimlerin göreceği ve hangi süreyle saklanacağı da belirlenmelidir.
Kurumlar için pratik uyum planı
Yeni döneme uyum için karmaşık bir proje dili şart değildir. Net sahiplik, yazılı kontrol ve düzenli takip yeterli bir başlangıç sağlar.
Aşağıdaki adımlar Türkiye genelinde faaliyet gösteren OSGB’ler, işverenler ve İSG hizmet sağlayıcıları için uygulanabilir bir çerçeve sunar:
Mevcut yazılım envanterini çıkarın
Hangi İSG yazılımlarının kullanıldığını, bunların hangi modülleri içerdiğini ve daha önce entegratör işlevi olup olmadığını belirleyin.
Eski entegrasyon bağımlılıklarını tespit edin
İş akışlarında “otomatik gönderim”, “Bakanlık aktarımı” veya “web servis kontrolü” gibi adımlar olup olmadığını inceleyin.
Yazılım firmalarından güncel teknik bilgi alın
Veri gönderiminin sona erdiğine, web-servis izinlerinin iptal edildiğine ve mevcut kullanım kapsamına dair yazılı açıklama isteyin.
Resmî işlem gerektiren kayıtları ayırın
Kurum içi kayıt ile resmî sisteme girilmesi gereken işlem aynı şey değildir. Bu ayrımı kontrol listelerine yansıtın.
Sözleşmeleri ve hizmet tekliflerini güncelleyin
Yanlış taahhüt içeren ifadeleri kaldırın. Kayıt, arşiv, veri teslimi ve destek hükümlerini açık yazın.
Kullanıcı eğitimlerini yenileyin
Uzman, hekim, insan kaynakları ve işveren vekili gibi kullanıcıların yeni süreci aynı şekilde anlamasını sağlayın.
Arşiv ve yedekleme planı oluşturun
Geçmiş kayıtları güvenli biçimde dışa aktarın. Erişim yetkilerini sınırlayın ve saklama kurallarını yazılı hâle getirin.
Periyodik kontrol yapın
Yeni sürecin yalnızca kâğıt üzerinde kalmaması için aylık ya da dönemsel kontrol listeleri kullanın.
Bu plan, geçiş döneminde en sık görülen iki riski azaltır: eski sisteme güvenerek eksik işlem yapmak ve kayıtları dağınık biçimde saklamak.
Yeni dönemin ana mesajı
2018-1 Sayılı Dış Genelge’nin kaldırılması, İSG alanında dijital kayıt yönetimini daha dikkatli bir noktaya taşıdı. Bakanlığa veri gönderiminin İBYS entegratör yazılımlarıyla yapılması artık eski döneme ait bir uygulamadır. Web-servis erişim izinlerinin iptali de bu değişikliği teknik olarak tamamlayan adımdır.
Bu tablo, kurumların İSG yazılımlarını terk etmesi gerektiği anlamına gelmez. Daha doğru yorum şudur: Yazılımlar artık resmî veri aktarımının otomatik kanalı olarak değil, kayıt düzeni, takip, raporlama ve arşiv yönetimi için kullanılmalıdır.
Yeni süreçte başarılı olan kurumlar, değişikliği yalnızca bilgi işlem konusu olarak görmeyenler olacaktır. İSG profesyonelleri, işverenler, OSGB’ler, yazılım sağlayıcılar ve hukuk ekipleri aynı tabloya bakmalı, sorumlulukları yazılı hâle getirmeli ve kullanıcıları açık biçimde bilgilendirmelidir.
Atılacak en doğru adım, mevcut sistemleri hemen gözden geçirmek ve “hangi kayıt nerede, hangi işlem kimin sorumluluğunda, hangi veri nasıl saklanıyor” sorularına net yanıt vermektir. Bu yanıtlar hazırsa, yeni dönem daha kontrollü yönetilir. Hazır değilse, uyum çalışmasına bugün başlamak gerekir.
Yorumlar